Secrétaire administratif

Vous êtes une personne proactive et capable de gérer plusieurs tâches en même temps ? Pourquoi ne pas tenter votre chance en se portant candidat au poste de secrétaire administratif ? Si vous ne savez pas à quoi vous attendre en vous lançant dans cette carrière, fiez-vous à ce guide. Il vous dévoile l’essentiel à propos de cette profession.

En quoi consiste le métier de secrétaire administratif ?

Le travail d’un secrétaire administratif consiste à veiller au bon déroulement des opérations administratives au sein d’une entreprise ou une organisation. Outre les tâches de secrétariat standard, il ou elle est aussi responsable d’une variété de tâches administratives et travaille dans divers domaines que ce soit médical, juridique, gouvernemental ou éducatif.

Un secrétaire administratif travaille généralement dans un environnement de bureau standard et l’un de ses principaux rôles est de rendre compte à un membre du personnel de niveau supérieur. Dans le cadre de son métier, il est souvent amené à traiter ou saisir beaucoup de données. Il s’agit d’une part importante de son travail.

Ce professionnel est connu poursa rapidité, sa discrétion et sa précision dans la saisie des données. Comme un secrétaire normal, il filtre, répond et transmet les appels téléphoniques, ainsi que d’autres formes de correspondance.

En outre, un secrétaire administratif est chargé de transférer les appelants à la bonne personne tout en veillant à ce que seuls les appels pertinents soient traités.

Quelles sont les missions d’un secrétaire administratif ?

Travaillant en étroite collaboration avec la direction, ce professionnel apporte son aide précieuse dans la gestion quotidienne des tâches administratives. Ses tâches sont extrêmement diverses et peuvent varier d’un établissement à l’autre. Toutefois, de manière générale, ses missions sont les suivantes :

• La préparation des rapports et d’autres documents destinés aux cadres. Il collecte les données et fait des recherches tout en compilant des informations issues de diverses sources.
• La planification de réunions, l’organisation des voyages ou d’autres autres activités de soutien administratif pour les cadres de l’entreprise ou de l’organisation.
• Le traitement de demande d’emploi et la sélection des candidats selon leur qualification. Il organise ensuite les entretiens en compagnie des superviseurs ou des directeurs.
• L’interaction avec les clients en répondant aux questions de ces derniers à propos des produits ou des services offerts par l’entreprise.
• La prise de notes sur les thèmes importants abordés durant les réunions, la transcription des enregistrements audio des réunions ou la rédaction d’un résumé sur les points soulevés lors des procès-verbaux écrits.
• La réalisation des tâches de bureau comme le classement des documents ou la gestion des appels téléphoniques.
• Le classement des documents comme les notes de frais et les factures.
• La planification des réunions et la mise à jour des calendriers pour garantir le déroulement des réunions à un moment et un endroit appropriés.
• La participation aux différentes tâches liées à la gestion du bureau telles que la commande de fournitures, la gestion de l’inventaire et la commande de réparations de l’équipement.

Quelles sont les qualités requises pour devenir secrétaire administrative ?

Certaines fois, un secrétaire administrateur peut être amené à assumer plus de responsabilités que d’habitude. Dans ce cas, il ou elle a besoin d’un ensemble de compétences variées afin d’assurer le bon fonctionnement de l’administration du bureau :

La communication écrite

Dans presque tous les domaines, la communication est un outil essentiel et il est considéré comme la base du métier d’un secrétaire administratif. La compétence en communication écrite concerne la rédaction de rapports, de lettres officielles, de mémos, de courriels et d’un discours pour un cadre.

La réalisation de ces tâches nécessite de solides compétences en communication écrite, car la qualité de la correspondance officielle en dépend. Cette profession demande une parfaite maîtrise de l’art de l’écriture. En effet, un secrétaire administratif rédige en utilisant les mots appropriés et avec des phrases grammaticalement correctes.

 La plupart des documents créés par ce professionnel sont des documents officiels. Du coup, les erreurs peuvent ternir l’image de l’entreprise ou de l’organisation.

La communication verbale

Ce travail demande également la capacité à bien communiquer verbalement. Un secrétaire administratif est le porte-parole du directeur général ou du chef d’entreprise. Il doit donc être capable d’obtenir des informations de leur part et de les transmettre de manière appropriée sans altérer le message.

Lors des conversations téléphoniques, une bonne communication verbale est également de mise. Il en est de même pendant les réunions, lors des conversations avec des clients ou des collègues de travail.

Une bonne gestion du temps

 Un bon secrétaire administratif est ponctuel. Il planifie de manière à pouvoir terminer la tâche qui lui a été confiée à l’heure prévue. Dans les grandes entreprises, les assistants administratifs ou les secrétaires rédigent généralement l’emploi du temps du cadre ou du directeur. Leur rôle est d’informer le directeur des emplois du temps de la journée et les lui rappelant régulièrement.

Un bon secrétaire administratif est doté de solides compétences en gestion du temps. Il respecte les délais et réajuste les priorités en cas d’imprévus. Il s’agit d’un métier destiné aux personnes proactives et non réactives.

Un excellent sens de l’organisation

Un secrétaire administratif est souvent chargé de conserver des informations, de gérer des tâches et d’assumer d’autres responsabilités en même temps. Il doit être en mesure de terminer son travail en respectant le calendrier établi.

De nombreux secrétaires administratifs effectuent également d’autres tâches telles que le stockage des bases de données de l’entreprise sur un ordinateur et l’extraction de fichiers. Toutes ces responsabilités exigent un grand sens de l’organisation.

Ce professionnel doit être capable de travailler de manière indépendante sans aucune supervision de son supérieur et acquérir la capacité d’effectuer des tâches par lui-même.

Quelle formation suivre pour devenir secrétaire administratif ?

Aucun diplôme ou formation spécifique ne mène directement au métier de secrétaire administratif. En effet, cette profession est uniquement accessible sur un concours qui se prépare par formation à distance ou en passant par des instituts spécialisés.

Pour être candidat au concours qui n’est soumis à aucune condition d’âge, il faut être titulaire d’un diplôme Bac ou d’un certificat de fin d’études secondaire (CFES).

Bien qu’aucune formation particulière n’est préconisée, ce poste requiert tout de même des compétences en droit public, en organisation administrative et en histoire contemporaine.

Quel est le salaire d’un secrétaire administratif ?

Le montant de la rémunération d’un secrétaire administratif dépend de son niveau d’expérience. Au fur et à mesure qu’il ou elle gagne de l’expérience dans le métier, son salaire va augmenter. Ainsi, si un débutant gagne un salaire mensuel d’environ 1500€, le montant peut atteindre 2500€ en cours de carrière.

Quelles sont les évolutions possibles ?

Les évolutions de carrière pour unsecrétaire administratif sont favorisées par les changements de statuts et les rotations des postes qui se manifestent tous les trois ou quatre ans. La responsabilité de ce professionnel évolue petit à petit en fonction de sa progression professionnelle au sein de la commune, de l’ambassade ou du ministère où il évolue.

Lorsque sa carrière touche à son terme, un secrétaire administratif de classe exceptionnelle peut avoir la chance d’assurer la direction de plusieurs départements avec des prérogatives administratives ou financières.

À voir aussi la fiche de métier : Secrétaire administratif de l’éducation nationale (SAENES)