Secrétaire médicale

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Être praticien n’est pas toujours chose facile. Entre les soins urgents et les rendez-vous fixés depuis longtemps, tout peut se confondre. Il faut donc quelqu’un pour arranger tout cela. C’est le rôle du secrétaire médical. 

En quoi consiste le métier de secrétaire médicale ? 

Secrétaire médicale

En principe, le travail de secrétaire médical concerne la gestion administrative du cabinet médical, l’accueil des patients, et beaucoup d’autres missions. 

La bonne gestion du cabinet médical 

Le secrétaire s’occupe des rendez-vous et de l’emploi du temps des médecins. Lorsqu’il y a beaucoup de demandes, il arrange et met en ordre le planning. Pour cela, il doit faire la différence entre les soins urgents, les soins prioritaires, et les contrôles de routine. Cela l’aidera à bien gérer les agendas des médecins. 

Dans cette voie, son métier consiste à accueillir les patients dans l’entrée et à leur indiquer la salle d’attente.

 Il s’occupe également de la logistique. C’est-à-dire, la gestion des stocks de matériel médical, les commandes de fournitures, ainsi que la comptabilité du cabinet. Le secrétaire doit donc avoir un grand sens de l’organisation. 

L’informatisation des dossiers médicaux

Selon la loi en vigueur, les dossiers médicaux des patients doivent être conservés pendant 30 ans. Ainsi, c’est au secrétaire médical de se charger des archives du dossier. Autrement dit, il s’occupe de la gestion informatisée de toutes les paperasses médicales et administratives concernant le patient. Des compétences en informatiques ne seraient donc pas de trop. 

L’informatisation concerne aussi les comptes rendus des opérations et des consultations. De même, les dossiers électroniques conservent les coordonnées et les domiciles des patients. Le secrétaire se sert de ces informations en cas d’annulation de rendez-vous ou de visite à domicile. 

L’assistance aux médecins

Le secrétaire médical aide les médecins dans les soins. Il doit entre autres préparer les appareils médicaux ou les salles de soins, et imprimer les ordonnances. 

Les secrétaires médicales peuvent exercer dans des secteurs touchant la santé. Mais ils sont surtout localisés dans les cabinets médicaux privés ou dans les dispensaires. Son travail consiste aussi à être l’intermédiaire entre le patient et le médecin. Il est donc soumis au secret médical. 

Les missions du secrétaire médical

Les missions du secrétaire médical sont nombreuses, composées généralement de la gestion du cabinet. Ainsi, il est amené à s’occuper des tâches suivantes : 

  • L’accueil du centre de soin : c’est le secrétaire médical qui s’occupe de la réception des patients. Dans le cas où le cabinet comporte plusieurs praticiens, il leur montre les directions à suivre et les conseilles sur les médecins à consulter.  
  • L’organisation des agendas médicaux : Le secrétaire s’occupe d’arranger les rendez-vous des patients en fonction des soins dont ils ont besoin. Il peut s’agir de contrôles de routine, de petites opérations, ou de consultation postopératoire.  
  • La comptabilité du cabinet : l’assistant médical se charge de tout ce qui a trait à la finance c’est-à-dire des factures, des paiements, et s’il y a lieu des remboursements.
  •  La remise des résultats : s’il travaille en radiologie ou dans les laboratoires d’analyse, c’est lui qui remet les résultats des examens ou les bilans médicaux faits par les toubibs. 
  • L’archive des dossiers médicaux : le secrétaire médical s’occupe de l’enregistrement des informations concernant le patient (les comptes rendus d’opération, les consultations, les coordonnés et surtout les diagnostics des médecins). 
  • La communication dans le cabinet : cette mission se porte sur l’accueil et l’appel du patient à son tour. De même pour la gestion des retards des patients ou des médecins. Il doit communiquer avec le patient et le calmer le cas échéants. La mission du secrétaire médical consiste aussi à répondre aux appels téléphoniques ainsi qu’aux messages des patients. 
  • La gestion des matériels médicaux : ainsi, il gère les stocks du cabinet. Pour cela, il vérifie les outils et passe les commandes. Puis, il reçoit les commandes à leur arrivée. 

Bref, le secrétaire médical joue un rôle très important dans le fonctionnement d’un cabinet médical. Il est l’intermédiaire entre patient et corps médical. 

Quelles sont les qualités requises pour devenir secrétaire médicale ?

Un véritable homme à tout faire, devenir secrétaire médicale demande des qualités dans l’organisation et dans la relation sociale. L’assistante médicale doit principalement avoir ces caractères : 

  • Un bon organisateur : la gestion des rendez-vous médicaux ainsi que des matériels du cabinet nécessite un grand sens de l’organisation. En effet, il faut savoir quel patient mettre en priorité dans le planning sans pour autant délaisser les autres. De même, il faut à tout prix éviter les ruptures de stock des médicaments et matériels. 
  • Sociable : comme il se charge de l’accueil des patients, il doit être un bon communiquant. Sa façon de parler doit inspirer confiance et être adaptée à la situation des patients. Le secrétaire doit savoir fusionner discrétion et communication dans son discours. Étant donné qu’il est aussi tenu dans le secret médical. 
  • Dynamique et rigoureux : il est multitâche. Entre répondre au téléphone et accueillir les patients, aider le médecin et gérer le cabinet, le secrétaire doit être dynamique et disponible pour tout le monde.
  • Attentif : pour répondre aux besoins des patients et leur indiquer le bon spécialiste, le secrétaire doit savoir les écouter. 
  • Responsable : elle doit suivre les indications des médecins dans les organisations du cabinet. Ainsi, il doit savoir faire face aux imprévues et les petites problèmes dans le centre de soin. Le secrétaire se doit donc d’être toujours réactif et rapide. 
  • Minutieux : en s’occupant de l’administration du cabinet, il se doit d’être à l’affût de la moindre erreur. Surtout dans l’archivage des dossiers, il ne doit y avoir aucune faute de frappe. Ces petites erreurs peuvent causer la perte des dossiers. 

Quelle est la formation pour devenir secrétaire médicale ?

Secteur privé

Le niveau minimum pour suivre une formation de secrétaire médicale diffère en fonction du type de formation. En effet, les écoles de formations n’exigent pas de diplôme spécifique pour des cours par correspondance, vous devez avoir au moins 16 ans. En revanche, les établissements proposant des formations présentielles exigent un certains niveau d’étude : niveau BEP ou BAC selon les écoles.

Secteur public

Pour passer le concours de secrétaire médicale et être classé parmi les travailleurs de catégorie B de la fonction publique, vous devez posséder minimum le baccalauréat. Toutefois, si vous ne possédez pas le baccalauréat, cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas devenir secrétaire médicale de la fonction publique. En effet, si vous possédez un diplôme équivalent au baccalauréat, vous pouvez passer le concours. Il faut notifier que les équivalences sont listées par arrêté du Ministre chargé de la Santé. Comme diplôme équivalent, il y a donc :

  • Le diplôme de secrétaire médico-sociale de la Croix Rouge française
  • Tout titre ou certificat homologué niveau IV (BP, BP, BT, DAEU ou le BPJEPS)
  • Tout certificat délivré par un établissement d’enseignement supérieur privé ou consulaire et reconnu par le ministère de l’Enseignement supérieur.

En possédant l’un de ces diplômes, vous êtes aptes à passer le concours de secrétaire médicale de la fonction publique.

Quel est le salaire d’un secrétaire médical ?

Dans la fonction publique, un secrétaire médical gagne aux environs de 1 450 €. Toutefois, la rémunération dans les établissements publics prend en compte de l’ancienneté de la personne dans le métier. 

Dans les cabinets médicaux privés, le salaire mensuel peut être supérieur à ce chiffre. Dans ces établissements, les recruteurs et la direction des ressources humaines prennent plus en compte les compétences. Le secrétaire médical peut donc gagner au-delà de 1 550 €. 

Quelles sont les évolutions possibles ?

Après plusieurs années d’expérience, le secrétaire médical peut prétendre au poste d’attaché médical. Mais il doit passer un concours par voie interne pour évoluer dans ce poste. 

L’assistant médical peut exercer en tant que fonctionnaire public territorial. Il doit dans ce cas réussir le concours de rédacteur spécialité sanitaire et social.