Adjoint administratif

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Le bon déroulement des affaires administratives ne se fait pas facilement. Entre l’accueil et l’information du public, la fonction de secrétariat et la comptabilité, il faut employer quelqu’un de polyvalent. En fait, l’adjoint administratif est là pour cela. Si vous envisagez de faire carrière dans ce domaine, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur ce métier dans cet article.

En quoi consiste le métier d’un adjoint administratif ?

Adjoint administratif

Un adjoint administratif est un personnel classé dans la catégorie C selon la hiérarchie des personnels d’État. Son métier consiste à effectuer plusieurs tâches au sein des services publics et des bureaux administratifs. Il agit en tant que secrétaire ou assistant de direction s’il était dans une entreprise privée.

L’adjoint administratif assure que tout soit en règle au sein de son département. Dans son travail, il peut tenir l’agenda de son supérieur, gérer la communication, trier et classer des documents. Il peut aussi s’occuper de réceptionner les gens et de leur fournir les informations qu’ils demandent.

C’est l’adjoint administratif qui achemine les différents types de courriers dans l’administration. Mais il peut aussi s’occuper de beaucoup de choses. Par exemple, il se charge de passer les commandes de matériels chez les fournisseurs et d’en faire l’inventaire lorsqu’il est affecté en logistique. Dans ce sens, il s’occupe de l’approvisionnement en fourniture et s’assure que tout fonctionne très bien dans son service.

L’adjoint administratif s’occupe aussi de tâches plus lourdes. En effet, il participe à la gestion budgétaire et comptable du personnel et même du patrimoine. Il est au courant de tous les règlements qui s’y rattachent ainsi que les procédures administratives.

L’adjoint administratif maîtrise l’art de la communication. Il est amené à échanger avec plusieurs personnes hiérarchiques tout au long de son travail. 

Les missions de l’adjoint administratif

Les missions de l’adjoint administratif sont très variées selon le département où il travaille. Mais compte tenu de l’article 4 qui régit sa fonction, un adjoint administratif est chargé des fonctions administratives d’exécution. Il se charge aussi du rôle de secrétaire et de la fonction d’accueil. Ces tâches d’exécution consistent donc à :

  • Ranger et classer les dossiers
  • Ouvrir et distribuer les courriers
  • S’occuper de la communication téléphonique
  • Accueillir et renseigner les gens à la réception
  • S’occuper des demandes administratives

Il ne s’agit ici que d’une liste non exhaustive de missions d’un adjoint administratif. Si vous êtes un adjoint principal, vous pouvez réaliser des tâches plus importantes comme la supervision des autres fonctionnaires de catégorie C ou encore la gestion des fournitures au sein du bureau. 

Quelles sont les qualités requises afin de devenir adjoint administratif ?

Un adjoint administratif est aussi un représentant de l’État. Il doit posséder certaines qualités pour assurer à merveille sa fonction. Parmi ces qualités, l’adjoint administratif doit toujours montrer une image irréprochable et bien soignée. Il se doit d’être courtois et aimable envers les gens qui lui demandent de l’aide. Et il est important d’être discret, car il peut entrevoir des informations sensibles dans les courriers qu’il distribue.

Comme il assure la réception des appels dans le bureau, il doit maîtriser au moins une langue étrangère à part le français. Avec la numérisation de toutes les procédures administratives, une bonne connaissance en informatique est aussi nécessaire dans son travail.

Un adjoint administratif est un polyvalent. Il est organisé, réactif et autonome. Il doit s’assurer que tout se passe bien sans recourir à l’aide de son supérieur hiérarchique. Son but principal est de décharger ce dernier autant que possible.

Quelle est la formation afin de devenir adjoint administratif ?

Pour accéder à la formation d’adjoint administratif, il faut passer un concours administratif de catégorie C. C’est un concours accessible à tous sans condition d’âge ni de diplôme. Le concours comporte deux étapes : d’abord, une épreuve d’admissibilité, puis des exercices écrits afin d’évaluer vos connaissances en vocabulaire, orthographe, grammaire et mathématiques.

Si vous réussissez le concours, vous pouvez choisir entre deux spécialisations : l’administration générale ou l’administration et dactylographie. Ce dernier comporte une épreuve pratique et un entretien avec un jury pour une mise en situation professionnelle. Vous pouvez aussi passer le concours en interne si vous travaillez déjà en Fonction publique.

Dans le cas où vous n’avez pas réussi le concours, vous pouvez toujours occuper un poste dans l’administration dans le secteur privé en suivant l’une de ces formations :

  • BTS en négociation et digitalisation de la relation client
  • DUT en technique de commercialisation
  • BTS technico-commercial
  • Bac + 5 en école de commerce

Quel est le salaire d’un adjoint administratif ?

Comme tout personnel administratif, la rémunération d’un adjoint administratif dépend de son grade et de son échelon. Celle-ci augmente avec l’expérience et est additionnée de primes et d’indemnités. Ainsi, son salaire débute à 1 800 € et peut atteindre les 2 200 € au cours de sa carrière.

Quelles sont les évolutions possibles ?

L’évolution possible pour le métier d’adjoint administratif est principalement en interne. Il doit gravir les échelons par acquisition d’expérience ou par proposition de son supérieur.