Assistant virtuel

Si vous connaissiez le métier de secrétaire ou d’assistant personnel, celui d’un assistant virtuel ne vous est pas inconnu. La différence c’est que le second s’exerce entièrement en ligne et qu’il est encore peu connu. Parcourez cet article pour découvrir tout ce qu’il y a à savoir sur ce métier.

En quoi consiste le métier de l’assistant virtuel ? 

Le métier d’assistant virtuel (Virtual assistant en anglais), appelé également assistant administratif en freelance est le métier d’un secrétaire qui gère, à distance et en ligne, diverses tâches administratives, les courriers d’une entreprise et tout autre boulot pouvant être effectué à distance.  

Généralement, l’assistant virtuel est un freelance. Il ne travaille pas dans le local de son collaborateur, mais à la maison ou dans un espace de coworking. Il arrive même que la société qui emploie l’assistant virtuel se situe dans un tout autre pays. Ce dernier peut même être un nomade digital. 

Son indépendance est le plus gros avantage de l’assistant administratif en freelance. En effet, il peut s’occuper de plusieurs clients en même temps et leur offrir des services personnalisés. Il est libre de gérer seul son emploi du temps et a la possibilité d’équilibrer sa vie professionnelle et sa vie personnelle. 

Qui engage les assistants virtuels ? 

Ce sont les entrepreneurs web comme les E.commerçant ou les infopreneurs qui font appel à un assistant virtuel. Ceci s’explique par le fait que les activités de ces derniers se passent intégralement en ligne. Il en est de même pour la gestion des paperasses administratives. Les services d’une personne à l’aise avec le monde digital, comme l’assistant virtuel, sont alors plus que requis.

En outre, des entreprises en plein développement comme les start-ups peuvent recourir à un assistant virtuel. Faute de budget et de temps, ces derniers ne peuvent pas engager un assistant personnel fixe pour gérer leurs affaires au quotidien. 

Quelles sont les missions de l’assistant virtuel ? 

Les missions de l’assistant virtuel n’ont rien d’extraordinaire, mais sont très nombreuses. Comme tout assistant administratif, il aide son client à s’occuper de ses tâches administratives de l’entreprise. Entre autres, 

∙ il traite les e-mails

∙ il gère les factures et la comptabilité 

∙ il s’occupe du recrutement et des ressources humaines

∙ il se charge de la relation avec les clients

∙ il répond au téléphone

∙ il gère les réseaux sociaux, le site internet ou le blog de son client…

En gros, l’assistant administratif en freelance satisfait les demandes de l’entreprise qui l’emploie. Les demandes les plus courantes sont le support client, le soutien administratif et le social média management. 

Les outils de l’assistant virtuel

Pour mener à bien ses missions, il est indispensable que l’assistant virtuel dispose de matériel de communication d’excellente qualité. Ces derniers doivent lui permettre d’assister à des réunions à distance, de partager son écran, mais surtout d’accéder continuellement à internet. 

Ainsi, une connexion internet à haut débit et un ordinateur très performant sont obligatoires. Il en est de même pour un téléphone portable. En effet, l’assistant virtuel peut avoir à communiquer avec ses clients en dehors des horaires de travail normaux. Il en a également besoin pour échanger des SMS sur Viber ou encore Whatsapp.

Quelles sont les qualités requises pour devenir assistant virtuel ?

Pour exercer le métier d’assistant virtuel, certaines qualités sont indispensables. En voici quelques-unes :

∙ avoir des horaires flexibles :

L’assistant virtuel doit être prêt à travailler pendant toute la journée, toute la nuit et même très tôt le matin. En effet, il doit adopter son emploi du temps en fonction de la disponibilité des clients. Il est à noter que ces derniers peuvent se trouver à l’étranger et dans de fuseaux horaires différents.  

∙ Avoir une grande disponibilité :

Ainsi, l’assistant administratif en freelance et le client qui est à l’étranger peuvent ne pas avoir les mêmes jours fériés. Les deux doivent convenir à l’avance les jours de travail afin de s’assurer de la disponibilité de l’assistant. Dans le même ordre d’idée, l’assistant virtuel doit permettre au client de le joindre pendant les horaires de travail, que ce soit par téléphone, par e-mail ou autrement.  

∙ Avoir le sens de l’organisation :

Les missions de l’assistant virtuel sont très diversifiées et travailler à la maison ne facilite pas les choses. Pour pouvoir tout gérer, ce travailleur en freelance doit être capable de bien programmer son travail, surtout s’il gère de nombreux clients à la fois. Il doit également avoir un espace de travail bien rangé et calme pour améliorer sa productivité. 

∙ Être très attentif :

Le secret de la réussite d’un assistant virtuel réside dans une bonne communication, mais surtout d’une grande capacité d’écoute. C’est la seule manière pour ce dernier de recevoir toutes les consignes et d’exécuter bien comme il faut ses tâches. 

∙ Être capable de faire un compte rendu de son activité :

L’aptitude de l’assistant virtuel à rendre compte de son activité est nécessaire afin qu’il puisse analyser le progrès de son projet. Il pourra alors corriger certaines méthodes et adopter de nouvelles stratégies en cas de faille. Néanmoins, le fait que le boulot de l’assistant administratif se passe en ligne facilite grandement l’établissement de ce compte rendu.

∙ Être discret : 

Pour pouvoir gérer les tâches administratives d’une entreprise, l’assistant virtuel doit avoir accès à un bon nombre d’informations dont la plupart sont confidentielles. Le secrétaire virtuel doit ainsi démontrer qu’il est capable de garder le silence et digne de confiance. C’est pour fidéliser le client et établir une bonne réputation dans le marché du freelancing. 

∙ Faire preuve d’indépendance :

Il est à rappeler que l’assistant administratif en freelance est multitâche. La polyvalence est donc l’une des qualités qui lui sont indispensables pour réussir.  

Et puisqu’il s’agit d’un métier en télétravail, il doit être autonome et capable de se débrouiller tout seul. En effet, il n’a pas de collègue chez qui demander de l’aide.  

∙ Être à l’aise sur internet :

Ce dernier caractère que l’assistant virtuel doit avoir est le plus indispensable, puisque tout ce qui concerne l’assistanat virtuel se passe en ligne. 

Comment devenir assistant virtuel ?

Il n’existe pas de formation spéciale pour devenir assistant virtuel ou « e-assistant ». Il en est de même pour les diplômes et les certificats. Néanmoins, pour accéder au métier, il faut avoir des compétences, notamment en informatique, en communication, en gestion administrative, en management, en web marketing, en réseaux sociaux… 

À part ses compétences, le futur assistant virtuel doit avoir un CV riche en expérience. Aussi, un talent en prospection client et en marketing est indispensable pour dénicher un premier contrat. 

Et pour devenir un assistant administratif en freelance œuvrant dans la légalité, celui-ci doit avoir un statut juridique. Celui de l’auto-entrepreneur est le plus adapté à cette activité. De plus, c’est ce qui offre le maximum d’avantages pour l’assistant virtuel.  

Le salaire d’un assistant virtuel

Comme dans tout métier, le salaire d’un assistant virtuel dépend en grande partie de son expérience. Mais ce n’est pas tout, il faut aussi tenir compte de son tarif horaire et de son client.

Ainsi, un débutant gagne entre 7 à 15 € par heure en effectuant des tâches simples et très diversifiées. Avec quelques années d’expérience, ce salaire peut atteindre jusqu’à 29 € l’heure. 

Pour gagner plus, il faut être un vrai expert et effectuer des services à forte valeur ajoutée. De cette manière, l’assistant virtuel peut tarifer ses horaires à plus de 30 €. 

Quelles sont les évolutions possibles ?

Un assistant virtuel avec beaucoup d’expérience peut évoluer vers d’autres métiers du web. Ses compétences lui permettent de se lancer dans l’infopreneuriat. Il s’agit d’un business en ligne qui consiste à vendre des produits d’informations. 

Mais si l’assistant virtuel ne souhaite pas devenir infopreneur lui-même, il peut devenir le conseiller d’un jeune infopreneur et l’assister dans le lancement de son activité. 

L’infopreneuriat n’est qu’un exemple parmi tant d’autres étant donné qu’il existe une infinité d’autres métiers pouvant être effectués en ligne.