Office manager
Depuis ces dernières années, le métier d’office manager a vraiment évolué en France. En effet, son existence est devenue indispensable pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Généralement, l’office Manager ou OM s’occupe des tâches administratives, juridiques et d’organisation.
Vous voulez en savoir plus sur cet emploi peu connu par la majorité des français, mais très passionnant et très accessible ? Découvrez sur cette fiche métier tous les détails importants pour décrocher le poste facilement !
En quoi consiste le métier d’office manager?
Le métier d’office manager est un travail qui demande une grande capacité de coordination et de polyvalence. En effet, il consiste à gérer plusieurs aspects des besoins dans une entreprise : l’organisation, la comptabilité, la logistique, l’économie et quelque fois même, il intervient dans la ressource humaine.
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Au début de sa carrière, le travail d’un Manager est d’assister et de superviser la partie administration du personnel, la coordination des services généraux et la transmission des flux d’information au sein des différents services de l’entreprise, etc.
Cependant, avec l’expérience, l’office manager acquiert plus de pouvoir vis-à-vis de son rôle dans l’entreprise. Il se charge de gérer les finances, suivre les budgets, superviser le travail des ressources humaines et les diverses organisations internes et externes de l’entreprise.
Les missions de l’office manager
Le métier d’office manager peut très bien s’associer à celui d’un assistant de directeur et/ou d’un responsable administratif. Ainsi, il doit s’acquitter de plusieurs missions au sein de l’entreprise :
- L’assistanat du directeur général
C’est la mission principale de l’office manager. Il assiste le directeur dans toutes ses fonctions et se charge des opérations administratives. Ainsi, il doit organiser son agenda et son emploi du temps, mais aussi planifier les réunions. Entre autres, c’est aussi son rôle d’approvisionner les bureaux en fourniture et en personnel s’il en manque.
- La transmission d’informations
En jouant le rôle d’assistant de la direction, c’est à l’office manager de gérer tous les appels téléphoniques. Il doit les réceptionner, prendre les messages et les classer par ordre d’importance, puis il doit assurer la transmission de ces derniers à leurs destinataires. En plus, c’est aussi son rôle de rédiger les rapports et les bilans des réunions.
- Gestion de la finance de l’entreprise
Cette mission dépend de la taille de l’entreprise qui emploie l’office manager. Il prend en charge la gestion de la comptabilité, les planifications et les vérifications de tous les projets en cours. Dans cette tâche, il collabore étroitement avec les autres départements de l’entreprise comme la direction financière, la direction des ressources humaines, etc.
- La communication et la gestion des flux d’information
L’office manager est l’intermédiaire entre le directeur général et les différentes cadres au sein de l’entreprise. Il assure aussi la communication avec l’extérieur, c’est-à-dire, les clients, les fournisseurs, les banques et les autres partenaires.
Quelles sont les qualités requises afin de devenir office manager ?
Étant le plus grand coordinateur au sein de l’entreprise, la principale qualité de l’office manager est le sens de de l’organisation et de la priorité. Ses missions sont très variées, il lui faut aussi être très réactif avec une grande rigueur dans chaque disposition qu’il effectue.
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Comme il est le principal responsable de la communication, l’office manager doit avoir une aisance relationnelle et un bon sens de l’écoute. Une grande capacité d’adaptation va de pair avec le sens de la communication. Il doit savoir s’adapter aux différents contextes et situations qui arrivent dans l’entreprise. Pour cela, la polyvalence est aussi nécessaire.
Les messages qu’il doit transmettre peuvent être d’une très grande importance, certains sont même d’un aspect personnel. Le sens de la discrétion doit aussi être présent dans ses qualités.
L’office manager doit maîtriser plusieurs logiciels bureautiques, surtout les logiciels Office de Microsoft. Son niveau de français doit être excellent, et la maîtrise d’autres langues, surtout l’anglais, n’est pas de trop s’il maîtrise l’écrit et l’oral. Dans certains recrutements même, la maîtrise parfaite de la langue anglaise est obligatoire.
Quelle est la formation afin de devenir office manager ?
Le métier d’office manager est très récent dans le marché de l’emploi en France. Étant donné ses missions trop diverses et complexes, il n’y a pas encore de formation spécifique pour devenir office manager.
Néanmoins, la plupart des personnes qui postulent pour ce job possèdent au moins un niveau bac+2 dans le cursus de management. Il y a aussi la formation qui conduit à l’obtention d’un BTS d’assistant-manager.
Des expériences en tant qu’assistant de direction et/ou responsable administratif seraient un atout non négligeable, en plus d’un master en management.
Quel est le salaire d’un office manager ?
Un office manager gagne aux environs de 2 200 € à 5 000 € par mois. Mais il reçoit aussi des primes qui avoisinent les 30 % de son salaire net. Cette rémunération varie selon les responsabilités qu’il occupe, ses expériences et aussi des formations qu’il a suivies.
Quelles sont les évolutions possibles ?
Au cours de sa carrière, l’office manager possède de nombreuses opportunités d’évolution. Il peut se spécialiser dans une seule mission et ainsi obtenir un poste plus important. Selon la formation qu’il a suivie, il peut devenir responsable administratif ou chef du pôle juridique.
Je me présente Stephane Murracciole, je suis directeur ressources humaines dans le secteur public depuis plus de 20 ans. Je suis également formateur en management et sur tout ce qui concerne les ressources humaines. En tant que DRH, j’ai fait beaucoup de recrutement et je suis assez spécialiste de ce qui concerne la santé au travail.
