Employé administratif

Vous êtes une personne polyvalente et le fait de travailler sous pression est un challenge que vous êtes prêt à accepter ? Le travail d’employé administratif est sans doute fait pour vous. Trouvez dans cette fiche métier toutes les informations essentielles concernant cette profession.

En quoi consiste le métier d’employé administratif ?

L’employé administratif s’occupe des tâches administratives au sein d’une entreprise ou un service. Une partie de son travail consiste à créer, traiter, diffuser ou demander des documents en respectant des consignes. En d’autres termes, il s’occupe de la prise de note, de la relecture et de la retranscription des informations essentielles au sein du service qui l’emploie.

Il peut obtenir ces données par courrier, par fax, en message électronique, sur une bande audio ou les dicter directement. Par la suite, il s’occupe de l’impression et de la photocopie des documents élaborés avant de le trier. Quand les documents sont prêts, il les archive puis les transmet aux personnes intéressées

L’employé administratif inscrit tous le courrier entrant et sortant de l’entreprise dans un registre en leur attribuant des numéros d’ordre. Il fait en sorte que tous les dossiers utiles au fonctionnement de son service soient tenus à jour. Ces dossiers incluent les agendas de l’entreprise, les répertoires, les budgets, les horaires… En cas de besoin, il envoie les dossiers par mail ou par courrier à toutes les personnes concernées.

L’employé administratif est comme tous les secrétaires. En effet, il est considéré comme l’intermédiaire entre l’extérieur et l’entreprise pour laquelle il travaille.

En effet, il assure la liaison de l’entreprise avec les services comptables, les services d’entretien et les fournisseurs. En outre, il veille à ce que les équipements de bureau fonctionnent comme il doit en vérifiant l’approvisionnement en papier, en encre ou autres matériels.

Quelles sont les missions d’un employé administratif ?

L’employé administratif et d’accueil joue un rôle essentiel au sein d’une organisation. Les missions de ce professionnel sont multiples. Voici certains exemples des diverses missions assignées à ce professionnel :

• Accueillir et orienter les visiteurs, clients et collègues tout en leur donnant les informations dont ils ont besoin et en répondant à leurs requêtes
• Prendre les appels téléphoniques et les messages puis les transmettre aux personnes concernées
• Recevoir, trier et distribuer les courriers et les colis
• Gérer l’agenda de l’entreprise, planifier les réunions ainsi que les rendez-vous et les divers évènements
• Réserver la salle de réunion en cas de besoin
• Prendre en charge les diverses tâches administratives, en gérant les fichiers et les dossiers de l’entreprise, les documents et les formulaires internes.
• Gérer les fournitures de bureau en vérifiant les stocks et en passant les commandes en cas de besoin

Quelles sont les qualités requises pour devenir un employé administratif ?

Les missions d’un employé administratif varient selon les exigences spécifiques du poste, mais surtout de la structure qui l’emploie. Les compétences requises restent toutefois les mêmes quel que soit l’entreprise ou l’organisation pour laquelle ce professionnel travaille.

Le sens de l’organisation

L’employé administratif doit être bien organisé pour bien s’occuper de la gestion des tâches administratives. Il connaît les priorités et gère son temps en conséquence pour respecter les délais. Il assure aussi une bonne organisation des dossiers et des documents tout en maintenant l’ordre et la propreté dans son environnement de travail.

Le sens de la communication

Ce travail requiert des compétences en communication verbale et écrite. Un employé administratif doit être capable d’interagir aisément avec les visiteurs, les clients et les collègues. Grâce à ce sens de communication, il n’a aucune difficulté à s’occuper de la rédaction des courriers, des rapports et des e-mails de manière précise.

Le travail d’un employé administratif demande également des connaissances en logiciels courants, mais aussi des logiciels de gestion de documents. Il utilise sans problème les systèmes de messagerie et les calendriers électroniques. Une connaissance en traitement de texte est également essentielle dans ce métier.

Des compétences en gestion de données

L’employé administratif gère les documents et les informations avec efficacité grâce à ses compétences en gestion de données. Il peut mettre à jour et saisir les données tout en faisant attention aux détails afin de garantir la qualité de son travail.

La résolution des problèmes

Il sait déterminer les problèmes potentiels tout en analysant les problèmes potentiels. Un bon employé administratif est capable d’analyser les situations pour trouver les meilleures solutions en cas de besoin. Cela va l’aider à prendre des décisions éclairées tout en résolvant les problèmes de façon autonome.

Des compétences en collaboration

Un employé administratif est apte à travailler en équipe. Il sait collaborer avec ses collègues et divers départements. Ce travail est destiné à ceux qui ont une capacité d’adaptation. Si nécessaire, il apporte son soutien administratif aux membres de l’équipe.

L’aptitude à gérer le stress

Il doit être en mesure de garder son calme face aux situations difficiles et agir avec professionnalisme. Devant les échéances serrées et les imprévues, il garde son sang-froid.

La confidentialité

Pour mener à bien sa mission dans le cadre de son métier, l’employé administratif respecte la confidentialité et évite la divulgation des informations sensibles. Les informations confidentielles doivent être traitées en fonction de la politique de confidentialité de l’organisation.

Quelles formations pour devenir employé administratif ?

Un candidat au poste d’employé administratif a le choix entre différentes voies de formation en partant du Bac jusqu’au niveau licence. Ce sera en fonction du niveau de son diplôme qu’il ou elle peut affirmer ses prétentions salariales au sortie des études.

Voici quelques exemples de diplômes permettant d’accéder à ce métier :

• Un Bac pro en Gestion-administration
• Un brevet professionnel en Bureautique
• Un DUT en gestion des entreprises et des administrations
• Un BTS Assistant de gestion PME – PMI
• Une Licence Administration et gestion des entreprises

Quel est le salaire de l’employé administratif ?

La rémunération d’unemployé administratif est l’un des points noirs de ce métier. En effet, malgré les responsabilités déjà importantes, un candidat débutant gagne un salaire de 1500 € par mois. Mais en gagnant de l’expérience, il peut empocher entre 2000€ et 2300€ par mois.

Quelles sont les évolutions de carrière ?

La polyvalence de ce métier permet à celui ou celle qui l’exerce d’avoir plusieurs options d’évolution de carrière. Par exemple, il lui est possible de s’orienter vers un poste d’assistant de gestion PME/PMI ou d’assistant de direction.